Die ARWAG hat als Hausverwalter im Raum Wien zur Zeit etwa 70 Objekte zu betreuen. Als sich das Unternehmen im Jahr 1997 auf die Suche nach einer ERP-Lösung machte, die die speziellen Bedürfnisse der Immobilienbranche abbilden konnte, stellte sich heraus: So etwas gibt es nicht. Daher entschloss sich das Management, zusammen mit dem Partner NAVAX Consulting AG, eine eigene Hausverwaltungslösung zu entwickeln. Als Softwarebasis wurde die ERP-Software Microsoft Dynamics NAV eingesetzt. Heute ist die Lösung vollständig auf die Bedürfnisse einer Hausverwaltung zugeschnitten und bereits bei anderen Unternehmen der Branche im Einsatz.

„AUFGRUND DER UNTERNEHMENSGRÖßE WAR EIN WECHSEL DER SOFTWARE UNUMGÄNGLICH. DA SICH ZUM DAMALIGEN ZEITPUNKT KEINE „BRAUCHBARE“ FIBU/HAUSVERWALTUNGS-LÖSUNG AM MARKT BEFAND, ENTSCHIEDEN WIR UNS FÜR EINE INDIVIDUELLE LÖSUNG.“ beschreibt Michael Schmidl, Geschäftsführer der ARWAG Immobilientreuhand GesmbH die Ausgangssituation. Schmidl weiter: „IN ENGER ZUSAMMENARBEIT, UNTER DEN VORGABEN DER ARWAG WURDE MIT DEM PARTNER NAVAX DAS HAUSVERWALTUNGS-MODUL KOMPLETT NEU REALISIERT.“ Vorteil der Software-Basis Microsoft Dynamics NAV war, dass damit bereits ausgereifte Standardmodule zur Verfügung standen. Die Module Finanzbuchhaltung und Einkauf bildeten die Basis der neuen, integrierten Lösung. Darauf aufbauend wurden die besonderen Anforderungen einer Hausverwaltung integriert.

DIE BESONDERHEITEN

• NAV-Lösung, an die Anforderungen einer Hausverwaltung komplett angepasst
• Einzige NAV-Immobilienlösung, die die österreichischen Finanzgesetze berücksichtigt (keine Anpassungen notwendig)
• Massive Einsparungen bei Zeit- und Kostenbedarf
• Komplett in die Finanzbuchhaltung integriert (keine Schnittstellenverluste)

DIE WAHL DER SOFTWARE UND DES PARTNERS

Schnittstellen gibt es zu dem von der ARWAG selbst entwickelten Vergabeprogramm, für Mietverträge und seit 2008 zur Archivlösung Saperion, die z.B. den Zugriff auf archivierte Mietverträge der Bestandseinheiten ermöglicht. „DIE STANDARDMODULE WIE FIBU, DEBITOREN UND KREDITOREN, DIE FLEXIBILITÄT UND STABILITÄT DER SOFTWARE UND DIE EINFACHE BEDIENUNG HABEN UNS ÜBERZEUGT.“ zeigt sich Michael Schmidl mit der Wahl von Microsoft Dynamics NAV als Basis der Lösung zufrieden. „DIE WICHTIGEN ANPASSUNGEN AN UNSER UNTERNEHMEN UND NATÜRLICH DIE PRODUKTIVE UND KOMPETENTE BETREUUNG DURCH DIE NAVAX WAREN UND SIND SEIT JAHREN EIN WERTVOLLER BEITRAG FÜR UNSERE POSITIVE GESCHÄFTSENTWICKLUNG.“ ergänzt Schmidl.

UNTERNEHMEN (STAND 2009):

• ARWAG Holding-AG, www.arwag.at
• Über 70 User
• Verwaltung von ca. 70 Objekten
• Projektleiter ARWAG: Michael Schmidl, Gf. ARWAG Immobilientreuhand GesmbH

MICROSOFT DYNAMICS NAV MODULE

• Finanzbuchhaltung (inkl. Anlagenmodul)
• Einkauf / Verkauf (an die Bedürfnisse der ARWAG angepasst)
  

BESONDERE ANFORDERUNGEN EINER HAUSVERWALTUNG

Hausverwaltungen stehen vor der Herausforderung, dass pro Objekt zahlreiche Bestandseinheiten unterschiedlich verwaltet werden müssen. So mischen sich Miete mit Eigentum, private mit gewerblicher Nutzung oder Wohnungen mit Garagenplätzen. Daher erfolgt die Verwaltung über Mandanten und bei Bedarf Mandanten-übergreifend. Beispielsweise kann die Betriebskostenabrechnung in einem gemischten Objekt für Eigentumswohnung und Stellplatz übergreifend erfolgen.

DIE WICHTIGSTEN FEATURES

• Automatisierte Betriebskostenabrechnung inklusive Rücklagenabrechnung
• Gebündelter Versand der Vorschreibungen
• Indexierung nach allen gängigen Wertsicherungsvereinbarungen
• Variable Einrichtung der periodischen Vorschreibungen
  

BETRIEBSKOSTEN UND VORSCHREIBUNGEN

Alle gängigen Abrechnungen wie Hauseigentümer-, Betriebskosten- und Instandhaltungsabrechnungen sind vollständig in die Finanzbuchhaltung integriert. Diese stellt automatisiert die notwendigen Daten zur Verfügung. Das System ordnet unter Berücksichtigung von variablen Aufteilungsschlüsseln die Ausgaben entsprechend zu. Nach- und Rückzahlungen in der Jahresabrechnung werden in die neuen Vorschreibungen integriert.

Die Vorschreibungen können variabel nach Nutzfläche, Nutzwert oder Fixwert kalkuliert werden – unter Berücksichtigung aller gängigen Wertsicherungsvereinbarungen und aller im Mietvertrag beinhalteten Parameter. Große Kostenersparnis bei Porto und Drucksorten bringt der gebündelte Versand von Vorschreibungen: Die Kunden erhalten pro Standort nur mehr ein Briefkuvert mit ihren Vorschreibungen (z.B. für Wohnung und Stellplatz). Weiters wurde ein automatischer Versand der Vorschreibungen per Email realisiert.
Ein weiteres wesentliches Feature der Hausverwaltungslösung ist die automatische Kautions- und Finanzierungsbeitrags-Abrechnung unter Berücksichtigung diverser Förderungen.


ÜBER ARWAG HOLDING-AG

Die ARWAG Holding-Aktiengesellschaft wurde 1990 mit dem Ziel gegründet, Wienerinnen und Wienern leistbare Wohnungen anbieten zu können. Die besondere Konzeption der ARWAG-Bauten, "Arbeiten und Wohnen" miteinander zu verknüpfen, sieht darüber hinaus vor, dass auch Büros und Geschäftslokale optimal in die Bauten integriert werden. Das Leistungsspektrum der ARWAG Holding-AG reicht vom Wohnungsneubau über die Durchführung von Althaussanierungen bis hin zur Planung, Errichtung und Nutzung von Parkhäusern. Bei allen Projekten wird auf die Leistbarkeit, aber auch auf die möglichst umweltschonende Errichtung der Objekte geachtet.