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Tausende Normen per Mausklick mit Microsoft Dynamics NAV Man stelle sich vor, man will Papier in einen Drucker legen aber das Format passt nicht. Oder eine Glühbirne in eine Lampe schrauben funktioniert nicht. Dass so etwas nicht passieren kann, dafür sorgen Normen.

Normen gibt es überall. Sie sind "Regeln der Technik", wobei sie sich heute aber nicht mehr nur auf technische Bereiche beschränken. Normen ermöglichen Kompatibilität, sorgen für die Vergleichbarkeit von Produkten und Dienstleistungen und erleichtern Arbeitsabläufe, indem sie von Routinearbeiten entlasten. Unentbehrlich für Unternehmen aus praktisch allen Wirtschaftsbereichen. Mehr als 16 000 ÖNORMEN, darunter auch alle Europäischen Normen, sind im Österreichischen Normungsinstitut ON verfügbar. Ebenso wie 13 700 Internationale Normen (ISO), DIN Normen und andere Regelwerke. In Summe mehr als 150 000 Dokumente. Und jeden Monat werden es mehr.

Jeder, der eine Norm benötigt nicht nur in Österreich, kann sie über das Österreichische Normungsinstitut beziehen. Dabei fungiert das Unternehmen jedoch nicht nur als Lieferant für Normen aller Art, sondern ist mit zahlreichen Arbeitsgruppen auch für die Schaffung derselben verantwortlich.

Geliefert werden die Normen in Printform, per E-Mail, auf CD oder im Download von der ON-Homepage. Früher gestaltete sich der Ablauf zwischen Bestellung und Auslieferung der gewünschten Produkte nicht ganz einfach. So mussten Daten vielfach manuell eingegeben werden, wobei die Fehleranfälligkeit aufgrund der mehrstelligen Identifikationsnummern für die einzelnen Normen sehr hoch war. Ebenfalls manuell wurden die Bestellungen daraufhin zu Abwicklung weitergegeben, die angeforderte Norm aus einem Lager geholt und versandfertig gemacht.

Effizienter Workflow

Mit der Umstellung auf Microsoft NAV (ehemals MBS Navision Version 3.10) am 1. Jänner 2003 gehören diese aufwändigen Arbeitsabläufe und damit jede Menge Papier der Vergangenheit an. "Den Workflow zu vereinfachen und zu automatisieren war die Hauptanforderung an das neue System", erklärt Ing. Andreas Hermann, Abteilungsleiter für IT und Internet. "Mit Microsoft NAV haben wir eine für uns maßgeschneiderte Lösung gefunden", ist Hermann überzeugt.

Parallel zur Implementierung durch NAVAX wurden organisatorische Umstrukturierungen durchgeführt, die sämtliche Arbeitsabläufe optimierten. Bestellungen, die über Internet, E-Mail, Telefon oder Fax einlangen bis zu 1.000 an manchen Tagen, werden seither zentral erfasst und automatisch an die entsprechenden Stellen weitergeleitet. Mit einer "Printing- on-demand"-Funktion werden die georderten Normen bedarfsgerecht ausgedruckt oder auf CD gepresst. "Früher haben wir die Dokumente auf Vorrat produziert und mussten sie dann bei jeder Bestellung aus dem Lager holen", so Hermann, "diese Zeiten sind jetzt vorbei. Wir sparen Zeit, und Bestellungen gehen noch am selben Tag an den Kunden. Außerdem hat sich unser Lager erheblich verkleinert", bringt Hermann die Vorteile der neuen Lösung auf den Punkt. Mit Microsoft NAV konnten auch die Kapazitäten vervielfacht sowie die Adressverwaltung neu konzipiert werden.

Eine große Herausforderung stellte das komplexe Rabattsystem mit unterschiedlichen Konditionen und zahlreichen Kundengruppen dar. "Die Anforderung war, mit einer einzigen Abfrage das richtige Ergebnis zu bekommen", erläutert Hermann, "das stellte selbst für unseren Microsoft Business Solutions Partner NAVAX eine Herausforderung dar, aber am Ende wurde das Problem kompetent gelöst. Damit wird Kundenservice einfach, denn unsere Mitarbeiter bekommen alle gewünschten Informationen auf Knopfdruck und können sie sofort weitergeben."

Flexible Komplettlösung

Neben der Auftragsbearbeitung umfasst die Microsoft NAV-Lösung Module für Fakturierung, Einkauf, Buchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung und Marketing. Von der Entscheidung für Microsoft NAV im Dezember 2001 bis zur Implementierung und Testphase vergingen nur sechs Monate. Aus bilanztechnischen Gründen wurde das System aber erst mit Anfang 2003 in Betrieb genommen und läuft seit dem Tag der Umstellung reibungslos.
In der Schulungsphase, die knapp davor stattfand, wurden auf Wunsch der Mitarbeiter noch kleine Adaptierungen und Ergänzungen durchgeführt. "Kleine Änderungen, wie z.B. das Anpassen von Masken, können wir auch ohne spezielle Programmierkenntnisse leicht selbst machen. Das ist bei anderen Lösungen oft nicht möglich", unterstreicht Hermann die Benutzerfreundlichkeit. Für 2004 ist eine Erweiterung um ein Tool für Bilanzierung geplant.

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